En tant que Banque, comment aménager des espaces de travail et d’accueil qui répondent aux besoins de confidentialité et de bien-être, qui s’adaptent aux nouvelles normes de travail hybride, tout en veillant au respect de l’environnement ?

Voici un tour d’horizon des solutions choisies par Triodos.

1. Déménager vers un bâtiment exemplaire

• Performances environnementales

En janvier 2024, les 162 collaborateurs de Triodos en Belgique emménageront au Quatuor, un complexe d’immeubles de bureaux et de services, très prestigieux au niveau architectural et environnemental, situé à Bruxelles, conçu et géré par Befimmo. L’ensemble du bâtiment a été le premier en Belgique à obtenir la certification « BREEAM OUTSTANDING » en phase Design, une méthode qui évalue la performance environnementale des bâtiments avec une attention particulière accordée au bien-être offert à ses occupants. Le complexe Quatuor comprend quatre bâtiments passifs reliés les uns aux autres par un jardin intérieur, ouvert au public et conçu comme une oasis de verdure et de calme.

La Banque Triodos y occupera 2150 m² aux 4^e et 5^e étages d’une des quatre tours :  The Host avec un accès à une terrasse pour les collaborateurs, de nombreuses fenêtres équipées de triple vitrage permettant d’apercevoir au loin l’Atomium, la Cathédrale Saints Michel et Gudule ou encore la tour de l’Hôtel de ville de Bruxelles (Grand Place).

• Énergie

Pour l'aménagement intérieur, Triodos a voulu se conformer aux standards les plus élevés en matière de performances environnementales, notamment en ce qui concerne l'énergie. « Nous avons installé un plafond froid, explique Bart Guns, Project Manager chez Triodos. Cette technologie innovante consiste à placer des tuyaux serpentins dans le plafond. L’eau circule en circuit fermé et diminue la température des pièces ». La gestion décentralisée des lumières et de la ventilation par zone ou par salle de réunion est une pratique qui vise aussi à rationaliser la consommation d’énergie.

• Matériaux durables

La durabilité passe aussi par le choix des matériaux. Triodos a fait appel aux architectes de Cushman & Wakefield Design + Build. Pour la sélection de 100% de matériaux durables, ils ont collaboré avec NATURA MATER, une société qui accompagne les professionnels de la construction et les particuliers dans le choix et la mise en œuvre de matériaux durables.

Quelques exemples : les tapis à base de matières recyclées, des peintures écologiques ou encore des papiers peint à base de fleurs séchées. Un grand escalier fabriqué à base de bois issus de forêts gérées durablement reliera les deux étages que Triodos occupe. Dans l’espace de la cafétéria réservée aux collaborateurs, le comptoir sera habillé d’un grand plan de travail réalisé à partir de plastiques recyclés par l’entreprise bruxelloise Bel Albatros.

• Proche des transports en commun

Les collaborateurs et les clients de Triodos pourront facilement se rendre en transport en commun dans les nouveaux bureaux idéalement situés à moins de 10 minutes à pied de la gare du Nord de Bruxelles et des stations de métro Yser et Rogier.  Le complexe dispose aussi d’un grand parking vélo sécurisé.

2. Optimiser les espaces en fonction du travail hybride

La crise du Covid a donné un boost au travail hybride, où les collaborateurs combinent le travail au bureau et le travail à domicile, ce qui a considérablement impacté l’occupation des espaces de bureaux. De nombreux postes de travail restaient régulièrement inoccupés. Le déménagement était donc une solution pour optimiser l’occupation des espaces de travail.

L’optimisation ne signifie pas uniquement réduire les m², mais c’est aussi l’occasion de répondre mieux aux besoins des équipes lorsqu’elles se retrouvent physiquement au bureau. En collaboration avec les architectes Cushman & Wakefield Design + Build et le bureau d’étude Brainmove, la banque a mené une enquête auprès des collaborateurs de la banque pour comprendre au mieux les modes de fonctionnement des équipes et leurs besoins afin de leur proposer des espaces optimisés qui puissent y répondre.

C’est ainsi que dans les nouveaux bureaux, l’espace de travail sera divisé en trois zones : une zone « concentration » pour travailler au calme, un espace « téléphone », une partie « collaboration » pour les réunions et les échanges. Dans le jargon, on qualifie cette organisation de « activity based working ». Il y a 64 postes de travail entièrement équipés que les collaborateurs de la banque, y compris la direction, peuvent occuper selon un système de réservation. En plus de ces places équipées, il y a d’autres places libres où les collaborateurs peuvent s’installer.

3. Réaliser un déménagement circulaire : réutiliser, réduire ou recycler

95 % du mobilier installé dans le nouvel espace est récupéré des précédents bureaux. « Au final, seules 4 nouvelles tables ont été achetées, dont 2 ont été récupérées. Ce que nous ne pouvions pas récupérer sera géré par notre fournisseur de mobilier AMI dans le cadre de leur projet REOWN», explique Jan Maes, Facility Manager chez Triodos. 

Ainsi, les meubles que Triodos ne pouvait pas reprendre dans ses nouveaux bureaux, ont été apportés à l’entrepôt de REOWN pour y être triés, réparés et manipulés de manière à pouvoir être proposés à d’autres clients intéressés. Les quelques meubles pour lesquels la réutilisation n’était pas envisageable ont été démantelés afin qu’ils puissent entrer dans un processus de recyclage.

Par le passé AMI avait déjà occasionnellement procédé à la vente de lots de meubles qu’un client n’utilisait plus. Valerie De Block de AMI : « Notre coopération avec la Banque Triodos nous a incité à développer davantage ce concept circulaire et à le proposer dans notre offre d’aménagement de bureaux. Ainsi, nos clients peuvent combiner de nouveaux produits (AMI) avec nos options circulaires (REOWN). Quelle idée de jeter des produits de qualité alors qu’ils s’intègrent parfaitement dans des projets de design qualitatifs ! »

4. Travailler avec des partenaires locaux et durables

Un autre aspect important quand une banque déménage concerne les dossiers papiers : « Déménager, c’est aussi trier ce qui doit être conservé ou pas. Nous avons digitalisé plus d’1 million de feuilles ! Progressivement, nous utilisons de moins en moins de papier » complète Bart Guns. Mais certains documents, notamment les dossiers liés à des crédits hypothécaires doivent être conservés sous format papier. Ils sont stockés chez Merak, une entreprise ISO-certifiée pour la gestion environnementale depuis 2011. Pour la digitalisation des documents, Triodos a fait appel à Manufast, une entreprise de travail adapté bruxelloise.

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Les premières démarches pour trouver un espace plus adapté pour la Banque Triodos ont commencé mi-2021. Cushman & Wakefield a accompagné Triodos dans sa recherche d’un nouveau lieu de travail. « Nous avons signé le contrat fin 2022 avec Befimmo et nous déménageons donc 1 an plus tard. Ce processus intensif a impliqué de nombreux partenaires, qui partagent nos valeurs. La durabilité, aussi bien en phase de conception qu’en phase de construction, a été le fil rouge de tout le projet » conclut Jan Maes, Facility Manager chez Triodos.