Hoe pak je dat aan voor een bank: werk- en ontvangstruimtes die vertrouwelijkheid bieden,  aangepast aan de nieuwe normen van hybride werken, die het welzijn van de medewerkers in acht nemen en het milieu respecteren? Een overzicht van de oplossingen die Triodos heeft gekozen.

1. Verhuizen naar een toonaangevend gebouw

• Milieuprestaties

In januari 2024 zullen de 162 medewerkers van Triodos België hun intrek nemen in Quatuor, een toonaangevend kantoorgebouw op architecturaal en ecologisch vlak, ontworpen en beheerd door Befimmo. Dit kantorencomplex kreeg als eerste in België het certificaat ‘BREEAM OUTSTANDING’ voor zijn ontwerp, volgens een methode die de milieuprestaties van gebouwen beoordeelt met bijzondere aandacht voor het welzijn van de gebruikers ervan. Het Quatuor-complex bestaat uit vier passieve gebouwen die met elkaar verbonden zijn door een binnentuin, die toegankelijk is voor het publiek en ontworpen werd als een oase van groen en rust.

Triodos Bank zal er 2.150 m² innemen op de 4e en 5e verdieping van een van de vier torens: The Host, met toegang tot een terras voor de medewerkers en veel ramen met driedubbele beglazing die je in de verte een blik bieden op het Atomium, de Sint Michiel en Sint Goedelekathedraal en de toren van het stadhuis van Brussel (Grote Markt).

• Energie

Voor het ontwerp van de binnenruimte wilde Triodos voldoen aan de hoogste normen voor milieuprestaties, met name op het gebied van energie. “We hebben een koelplafond geplaatst. Dat iseen innovatieve ecologische techniek” legt Bart Guns, projectmanager bij Triodos, uit. “In het plafond werden spiraalbuizen ingewerkt die de temperatuur in de ruimtes verlagen. Het water circuleert in een gesloten circuit ”. Nog een manier om het energieverbruik te drukken: de verlichting en de ventilatie worden niet centraal beheerd, maar per zone of per vergaderzaal.

• Duurzame materialen

Duurzaamheid heeft ook te maken met de keuze van materialen. Triodos heeft hiervoor samengewerkt met de architecten van Cushman & Wakefield Design + Build. Voor de selectie van 100% duurzame materialen hebben zij beroep gedaan op NATURA MATER, een bedrijf dat bouwprofessionals en particulieren helpt bij het kiezen en gebruiken van duurzame materialen.

Enkele voorbeelden: tapijten van gerecycled materiaal, milieuvriendelijke verf en behang op basis van gedroogde bloemen. Een grote trap gemaakt van hout uit duurzaam beheerde bossen, zal de twee verdiepingen die Triodos gebruikt met elkaar verbinden. Het aanrecht in de cafetariaruimte voor het personeel is bedekt met een groot werkblad uit gerecycleerde plastic, een realisatie van het Brusselse bedrijf Bel Albatros.

• Dicht bij het openbaar vervoer

De medewerkers en klanten van Triodos kunnen gemakkelijk het openbaar vervoer naar deze nieuwe locatie nemen. Het Brusselse Noordstation en de metrostations IJzer en Rogier liggen op minder dan 10 minuten stappen. Er zijn ook fietsenstallingen voorzien in het gebouw.

2. Kantoorruimte optimaliseren in functie van hybride werken

Aan de basis van deze verhuis lag ook het besef dat de ruimte in de vorige kantoren niet meer volledig werd benut omdat hybride werken – een combinatie van kantoor- en thuiswerk – sinds covid de norm is geworden.

Optimalisatie betekent niet alleen het verminderen van het aantal m², het is ook een kans om beter in te spelen op de behoeften van medewerkers wanneer ze fysiek op kantoor zijn. In samenwerking met architectenbureau Cushman & Wakefield Design + Build en het adviesbureau Brainmove heeft de bank vooraf een bevraging gedaan onder haar medewerkers om beter te begrijpen hoe hun teams werken en wat hun behoeften zijn, zodat de kantoorruimtes optimaal zouden ingericht worden om daaraan te voldoen.

In de nieuwe kantoren kiezen Triodos-medewerkers voortaan een werkplek op basis van het type van activiteit (‘activity based working’) in plaats van te werken per afdeling.  De werkruimte is hiervoor verdeeld in drie zones : een rustige ‘concentratiezone’, een ‘call-zone’ voor telefoongesprekken en een ‘samenwerkingszone’ voor besprekingen en vergaderingen.  In totaal zullen er 64 volledig uitgeruste ‘flexdesk-werkplekken’ beschikbaar zijn voor de medewerkers – directieleden inbegrepen – op basis van een reservatiesysteem. Naast deze ingerichte werkplekken zijn er ook andere vrije plaatsen waar medewerkers kunnen werken.

3. Een circulaire verhuis: hergebruiken, verminderen of recycleren

95% van het meubilair dat in de nieuwe ruimte wordt geïnstalleerd, komt uit de vorige kantoren. “Uiteindelijk werden er slechts 4 nieuwe tafels gekocht, en zelfs 2 daarvan zijn gerecupereerd van elders. Wat we niet konden hergebruiken, zal worden beheerd door onze leverancier van meubilair AMI als onderdeel van hun REOWN-project.”, zegt Jan Maes, Facility manager bij Triodos.

Het meubilair dat Triodos niet kon meenemen naar haar nieuwe kantoren, werd naar de opslagruimte van REOWN gebracht om daar gesorteerd, gerepareerd en behandeld te worden, zodat het, hersteld in zijn oorspronkelijke kwaliteit, aan andere geïnteresseerde klanten kan worden aangeboden. Het weinige meubilair dat niet in aanmerking kwam voor hergebruik, werd gedemonteerd voor recyclage.

In het verleden had AMI al af en toe al ervaring met verkoop van een lot meubilair dat een klant niet meer nodig had. Valerie De Block van AMI: “Onze samenwerking met Triodos Bank heeft ons aangespoord om dit circulaire concept verder te ontwikkelen en aan te bieden als onderdeel van onze kantoorinrichting. Op deze manier kunnen onze klanten nieuwe producten (AMI) combineren met onze circulaire opties (REOWN). How crazy om kwaliteitsproducten te droppen in containers terwijl ze vaak perfect integreerbaar zijn in kwalitatieve design-projecten!”.

4. Werken met lokale en duurzame partners

Een ander belangrijk aspect bij de verhuis van een bank zijn natuurlijk de papieren dossiers. Bart Guns:  “Verhuizen betekent ook sorteren wat wel en wat niet moet worden bewaard. We hebben meer dan 1 miljoen pagina’s gedigitaliseerd! Mettertijd worden we bijna ‘paperless’. “ Sommige documenten, bijvoorbeeld van hypothecaire leningen, moeten echter op papier worden bewaard. Daarvoor doet Triodos een beroep op het bedrijf Merak dat sinds 2011 ISO-gecertificeerd is voor milieubeheer. Voor het digitaliseren van de documenten deed Triodos een beroep op Manufast, een Brussels maatwerkbedrijf.

***

Medio 2021 werden de eerste stappen gezet om een geschiktere kantoorruimte voor Triodos Bank te vinden. Cushman & Wakefield begeleidde Triodos bij de zoektocht naar een nieuwe werkplek.  “We hebben het contract met Befimmo eind 2022 getekend en verhuizen dus 1 jaar later. Bij dit intensief proces waren verschillende partners betrokken die onze waarden delen. Duurzaamheid, zowel in de ontwerp- als in de bouwfase, was het leidende principe tijdens het hele traject.” besluit Jan Maes, Facility Manager bij Triodos.